Politique de protection des données personnelles

Nous avons le plaisir de vous présenter notre politique en matière de traitement des informations vous concernant et permettant de vous identifier directement ou indirectement, vos données personnelles (les « Données »).

La présente Politique a pour but de renforcer votre information dans le cadre de notre engagement quant à la protection de vos Données, que vous soyez client, partenaire, fournisseur, actionnaire ou, plus généralement, contact des sociétés du Groupe GECINA.

Cette politique s’inscrit dans une démarche de transparence et de loyauté. Elle décrit comment nous collectons, utilisons et gérons vos données à caractère personnel, et décrit vos droits ainsi que la manière dont nous nous conformons à nos obligations légales.

Elle complète l’information que nous délivrons notamment dans les contrats conclus avec vous et, en cas de contradiction entre les dispositions de la présente politique et des stipulations contractuelles, ces dernières prévaudront.

1. QUI COLLECTE VOS DONNÉES – LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les sociétés du Groupe GECINA utilisent vos Données dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (loi « Informatique et Libertés ») (ensemble « la Réglementation en matière de protection des données »).

Lorsque que vous remplissez un formulaire sur l’un de nos sites internet ou que vous entrez dans une relation commerciale ou d’investissement avec une société faisant partie du Groupe GECINA, des Données peuvent être collectées par ou pour le compte d’une société faisant partie du Groupe GECINA. Vos Données peuvent également être transmises au Groupe GECINA ou entre sociétés du Groupe GECINA, consécutivement à une fusion ou une prise de participation.

Un Délégué à la Protection des Données (« DPD » ou « DPO » en anglais) a été désigné. Il est habilité à connaître de l’ensemble des problématiques relatives à la protection des données à caractère personnel et a la charge de veiller à la conformité du Groupe GECINA à la Réglementation en matière de protection des Données. Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles, vous pouvez contacter le DPO par courriel à protectiondesdonnees@gecina.fr ou par courrier postal : DPO GECINA, 16 rue des Capucines 75084 Paris Cedex 02.

2. QUELLES DONNÉES COLLECTONS-NOUS ET AVEC QUELLE FINALITÉ ?

2.1. Afin de vous répondre, lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur l’un de nos Sites internet (Gecina, Youfirst Campus, Youfirst Campus Immobilier, Youfirst Residence Immobilier,…) le Groupe GECINA peut collecter les Données suivantes :

Nom/prénom
Civilité
Numéro de téléphone
Adresse courriel
Toute autre Donnée que vous souhaiteriez volontairement nous communiquer

Ces Données sont traitées dans le seul but de répondre à votre demande d’informations et leur traitement, c’est-à-dire leur utilisation, repose sur votre consentement et/ou l’intérêt légitime du Groupe GECINA (les intérêts poursuivis par le Groupe GECINA ne doivent pas créer de déséquilibre au détriment de vos intérêts et libertés fondamentales) à répondre à votre demande.

2.2. Afin de répondre au souhait de nos clients ou clients potentiels (prospects) de recevoir des offres commerciales, le Groupe GECINA peut collecter les données suivantes :

Nom/prénom,
Civilité,
Numéro de téléphone,
Adresse courriel,
Toute autre Donnée que vous souhaiteriez volontairement nous communiquer.

Les Données des prospects, dans le cadre d’une relation B to B (de professionnel à professionnel), peuvent aussi être issues d’une source accessible au public, telle que les réseaux sociaux, à condition que le traitement de ces Données soit en relation avec la fonction de la personne physique concernée.

Dans le cadre de la mise en œuvre d’actions de prospection commerciale en vue de proposer au client de nouveaux services à venir, le Groupe GECINA peut procéder à la création de groupes de clients aux profils (aux caractéristiques) similaires afin de répondre au mieux à leurs attentes.

Ces Données sont traitées dans le but de constituer un fichier prospects et de répondre à votre demande. Leur utilisation repose sur votre consentement et/ou l’intérêt légitime du Groupe GECINA à vous transmettre des communications en lien avec les biens ou services pour lesquels vous êtes déjà client.

2.3. Dans le cadre de l’exécution de mesures précontractuelles, c’est-à-dire préalables à la conclusion d’un contrat, ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat, le Groupe GECINA peut être amené à collecter différentes données à caractère personnel, et notamment, cette liste étant non exhaustive :

Des informations d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, photo, signature, numéro d’identification Insee de l’entreprise.
Des caractéristiques personnelles : statut marital, nombre d’enfants, statut étudiant, statut professionnel.
Des données de contact : adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale.
Des informations relatives à l’emploi : nature du contrat de travail, date d’embauche, profession, nom et adresse de l’employeur.
Des informations sur les cautions : identité, ressources, coordonnées bancaires.
Des informations financières : revenus et autres ressources, moyens de paiement, extrait Kbis, bilans.

Nous utilisons les données à caractère personnel pour l’étude de la solvabilité de nos clients ainsi que la gestion et le suivi de notre relation notamment la gestion des contrats et de leur cession, la gestion des factures et des encaissements, la gestion des réclamations, l’envoi de toutes informations liées aux immeubles et à leur entretien, le recouvrement des impayés, la gestion du contentieux, la création d’un fichier clients et la mise à disposition d’un Espace Client. Les données collectées sont indispensables à ces traitements.

Nous pouvons également collecter les données des occupants des biens, à la stricte fin de la gestion du contrat de bail.

Ces données personnelles sont directement recueillies auprès de vous mais nous sommes également susceptibles d’être destinataires de données qui ont été recueillies auprès de vous par un tiers. Il pourra notamment en être ainsi dans le cadre d’opérations de fusions, d’apport, d’acquisition d’immeubles… réalisées entre sociétés du Groupe GECINA ou avec des tiers.

2.4. Lorsque vous entrez dans une relation commerciale ou d’investissement (en qualité d’actionnaire ou d’acquéreur d’un ou de plusieurs actifs du patrimoine du Groupe) avec une société faisant partie du Groupe GECINA, les Données suivantes pourront être recueillies :

Nom/prénom
Civilité
Coordonnées de contact (notamment n° de téléphone, adresse postale et courriel).

Ces Données sont traitées pour assurer le suivi de cette relation commerciale ou d’investissement et leur traitement repose sur l’exécution du contrat et/ou l’intérêt légitime du Groupe GECINA.

Dans ce contexte, nous collectons et traitons également :

Pour les commerçants : toutes Données strictement en lien avec l’activité commerciale, soit directement auprès de vous soit auprès de la société pour laquelle vous travaillez.

Pour les investisseurs : date et lieu de naissance, pourcentage de capital et pourcentage de votes détenus, informations dans le cadre des KYC (« know your customer »), recueillies dans le contexte de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, autres Données mais strictement en lien avec l’investissement, soit directement auprès de vous soit auprès de la société pour laquelle vous travaillez.

Pour les fournisseurs : nom du correspondant du fournisseur, courriel, numéro de téléphone, poste, pouvoirs, informations dans le cadre de la procédure de référencement, qui consiste à constituer une base de données des fournisseurs du Groupe et à réunir les documents devant être préalablement vérifiés sur ce fournisseur, ........ et toutes Données strictement en lien avec la livraison de biens et/ou services, soit directement auprès de vous soit auprès de la société pour laquelle vous travaillez.

2.5. Lorsque vous visitez l’un de nos sites internet, nous recueillons les données transmises par votre navigateur, le logiciel que vous utilisez afin de vous permettre d'accéder aux informations se trouvant sur internet. à notre serveur, vous permettant d’accéder à internet. Ainsi, lors de votre visite sur notre site, seules les données qui nous sont techniquement nécessaires pour vous présenter le site seront collectées.

Le traitement est effectué dans l’intérêt légitime de l’amélioration de la stabilité et des fonctionnalités du site. Les données ne seront en aucun cas transmises ou utilisées à d’autres fins.

2.6. Cookies : afin de rendre la visite sur notre site attrayante et de permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités, nous utilisons des cookies sur différentes pages. Pour plus d’information sur les cookies, vous pouvez y accéder sur le lien https://www.gecina.fr/fr/cookies.html

Lors de votre navigation sur nos sites, un bandeau « cookies » apparaît afin de vous informer sur les cookies susceptibles d’être installés et d’obtenir votre consentement lorsque cela est nécessaire.

3. BASE LÉGALE DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

La base légale d’un traitement est le fondement juridique de ce traitement. Elle autorise le Groupe à collecter ou utiliser des Données.

Nous ne traitons vos données personnelles que dans les cas où la réglementation le permet et notamment :

lorsque vous avez donné librement votre consentement, par exemple pour des opérations de prospection commerciale ;
lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles ou à l’exécution d’un contrat ;
lorsque le Groupe GECINA doit respecter des obligations légales ou réglementaires ;
lorsqu’un intérêt légitime du Groupe GECINA peut justifier le traitement.

4. CONSERVATION DE VOS DONNÉES

Vos Données sont conservées pendant une durée limitée correspondant aux objectifs pour lesquels elles ont été collectées, en conformité avec la réglementation en vigueur, et dans le respect des obligations légales, contractuelles, fiscales, sociales et pour la défense des intérêts légitimes du Groupe GECINA.

Ainsi, s’agissant des clients, les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et au-delà, pendant trois ans pour les baux d’habitation, ou cinq ans pour les baux commerciaux ou les baux civils, après la fin de la relation.

Les données personnelles qui nous ont été communiquées par nos clients ou prospects en vue de recevoir des offres commerciales sont conservées tant que le client ou prospect reste actif et, au plus tard, trois ans après le dernier contact avec lui.

S’agissant des candidats à la location, à défaut de conclusion du bail, les informations sont conservées pendant trois mois à compter de leur collecte.

Concernant les relations commerciales ou d’investissement, les données personnelles collectées dans ce cadre sont conservées pendant la durée de la relation commerciale ou d’investissement.

S’agissant des données recueillies pour répondre à l’une de vos demandes, ces données sont conservées pendant la durée de la gestion de cette demande.

S’agissant des cookies, les cookies ne nécessitant pas le consentement peuvent être configurés pour une durée maximale de validité de 13 mois. Ceux nécessitant le consentement doivent être configurés pour une durée maximale de validité de 6 mois.

Après l’expiration de ces délais, les données correspondantes sont effacées ou anonymisées, à condition qu’elles ne soient plus nécessaires à l’exécution du contrat, au respect d’une obligation légale ou à la preuve d’un droit et/ou qu’il n’y ait plus d’intérêt légitime à leur conservation.

5. DROITS SUR VOS DONNÉES

Conformément à la Réglementation en matière de Protection des Données et dans les limites posées par la loi, vous disposez notamment :

d’un droit d’accès à vos Données, qui est le droit de savoir quelles informations nous détenons sur vous, notamment pour vérifier leur exactitude et leur exhaustivité ;
du droit d’obtenir une rectification de vos Données ;
du droit d’obtenir l’effacement de vos Données ;
du droit de vous opposer ou demander une limitation, un gel temporaire, du traitement de vos Données ;
d’un droit à la portabilité des Données que vous nous avez fournies, consistant en la possibilité de récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par un ordinateur, ou de faire transmettre directement ces données à un autre responsable de traitement ;
du droit d'édicter des directives spécifiques ou générales sur le traitement de vos Données après votre décès.

Par ailleurs, pour les traitements de vos données basés sur le consentement, vous disposez, à tout moment du droit de retirer votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité (la conformité à la loi) du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer ces droits auprès de notre DPO :

par mail à : protectiondesdonnees@gecina.fr.
- ou par courrier postal à l’attention de : DPO GECINA, 16 rue des Capucines 75084 PARIS cedex 02.

Vos demandes seront traitées dans les meilleurs délais, et dans le respect des délais prévus par la réglementation. En complément de votre demande, en cas de doute sur votre identité, nous vous demanderons de joindre la photocopie d’un justificatif d’identité, afin que nous puissions procéder aux vérifications nécessaires.

6. PARTAGE DE VOS DONNÉES

Vos Données sont strictement confidentielles et ne pourront, sans votre accord, être transférées à un tiers au Groupe GECINA dans un but commercial et/ou promotionnel.

Certaines de vos Données peuvent être communiquées à nos prestataires/sous-traitants dans le cadre de la stricte mise en œuvre de nos traitements, pour :

- la gestion des immeubles, telles que l’intervention d’un prestataire dans nos locaux ;
- la gestion des précontentieux et contentieux : avocats, huissiers, organismes de recouvrement, … ;

- l’offre de services complémentaires proposés au client : les prestataires en charge de ces services ;
- la gestion de la relation d’investissement : le Groupe GECINA peut confier la gestion de la relation d’investissement à des sociétés tierces, à qui les Données collectées listées au point 2, peuvent être transférées, pour la performance de cette relation ;
- la gestion des documents requis par la réglementation, tels que par exemple les documents relatifs au référencement des fournisseurs ;
- des opérations de maintenance et d’administration des sites internet : vos Données collectées, via le formulaire en ligne, pourront être transférées à notre prestataire pour des opérations de maintenance et d’administration ;
- La réalisation d’enquêtes de satisfaction, de sondages… : organismes en charge de la prestation.
- des raisons légales : vos Données pourront être divulguées à l’autorité judiciaire ou administrative compétente, lorsque la réglementation ou une décision administrative ou judiciaire le requiert.

Les Données de clients pourront aussi, le cas échéant, être transférées à d’autres sociétés du Groupe GECINA, notamment dans le cadre de conventions de prestations de services ou pour des opérations de prospection commerciale.

Vos Données sont également susceptibles d’être transférées à d’autres sociétés du Groupe GECINA ou à des tiers, notamment dans le cadre d’opérations de fusions, d’apport, de ventes d’immeubles….

7. OÙ SE TROUVENT VOS DONNÉES ?

Vos Données sont traitées, la plupart du temps, sur le territoire de l’Union européenne et ne sont, dans la mesure du possible, pas transférées vers des pays tiers.

Cependant, dans l’hypothèse où, dans le cadre des traitements et des finalités (des objectifs) mis en œuvre par le Groupe GECINA et décrits précédemment, vos Données seraient transférées vers des pays tiers à l’Union Européenne, le Groupe GECINA s’engage, en pareil cas, à prendre toutes les mesures adéquates et appropriées, conformément à la Règlementation en matière de protection des données à caractère personnel, de manière que le niveau de protection qui vous est garanti par cette Réglementation ne soit pas compromis.

Dans un premier temps, sera effectuée la vérification de l’existence d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, constatant que le pays tiers assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, c’est-à-dire comparable à celui garanti dans l'Union européenne, conformément à l’article 45 du RGPD. Si c’est le cas, le transfert de données à caractère personnel vers ledit pays pourra avoir lieu, sans autorisation spécifique ni mesure particulière.

En l’absence de décision d’adéquation, il sera procédé à la vérification de l’existence de mesures assurant un niveau de protection suffisant, telles que prévues par les articles 46 et suivants du RGPD (clauses contractuelles types, Binding corporate rules, code de conduite, certification, clauses contractuelles spécifiques).

Si après vérification, il apparaît que l’efficacité des garanties mises en place est compromise par la législation ou les pratiques locales, des mesures complémentaires seront prises.

8. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente Politique reflète nos standards de confidentialité actuels, qui peuvent faire l’objet de modifications. Tout changement prendra effet à compter de la publication de la dernière version mise à jour de la présente politique de confidentialité.

En cas de modification, nous publierons ces changements sur cette page et aux endroits que nous jugerons appropriés en fonction de l’objet et de l’importance des changements apportés.

9. COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la « Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés », la Cnil, qui est l’autorité de régulation chargée de faire respecter la Réglementation sur la protection des données à caractère personnel en France, directement sur le site internet https://www.cnil.fr/fr/agir ou par courrier à l’adresse suivante : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.